企业运营和交易活动中,货币资金是不可或缺的支付和交换手段。企业货币资金的内部会计控制是内部控制的核心环节,管理货币资金也是整个管理工作的重中之重。必须加强对企业货币资金的管理,并建立健全的货币资金的内部控制制度。
在企业的生产经营活动中,处于货币形态的资金被称为企业的货币资金,包括现金和银行存款。货币资金的内部控制是企业整个内部控制系统的关键部分。实施内部控制的目的是确保企业货币的合理、合法开支以及货币回收途径的安全可靠,防止贪污受贿等行为的发生,从而保证企业货币资产的安全性和会计资料的真实性。由于货币资金的高度流动性,它也成为不法分子挪用和盗窃的主要目标。货币资金内部控制的有效性在多数企业中仍存在普遍问题。
一、企业货币资金内部控制现存问题
1.1 岗位分离问题严重 在企业制度执行过程中,岗位分离制度存在严重漏洞。尽管出纳员不监管账户这个控制的符合标准高,其他控制环节却难以落实。比如,岗位人员不能定期更换,银行对账单工作由出纳负责,甚至有的单位出纳除了收付现金,还负责保管会计凭证和账簿。岗位分离制度的混乱给不法分子以可乘之机,导致私吞公款、私自放贷的现象时有发生。
1.2 授权审批失效 在授权审批实施过程中,虽然有一部分企业的货币资金收支都经过审核等相关程序,但仍有一部分企业并不依赖内部会计控制制度进行授权和审批,而是由领导一人决策。审批过程中主观意识强烈,随意性大,甚至有的领导滥用权限,使得不合理开支也能得到报销。这种状况弱化了其他会计人员的审核权限,导致授权审批制度无法全面实施。
1.3 现金管理亟待加强 在货币资金的管理制度方面,企业在实施过程中存在诸多问题,尤其是库存现金的内部控制执行情况不容乐观。企业对库存现金的限额管理几乎未予实施,对现金清查工作也不重视,导致白条的存在。本应用转账支付的款项却使用现金支付,大额货款的支付手段也不规范。
1.4 票据与印章管理不规范 从表面上看,大多数企业的票据与印章保管情况良好,但实际上有一部分企业在实际操作中存在问题。比如贪图工作便利而将印鉴交由同一人管理。在票据管理方面,包括领用、核销登记等都需要规范操作,然而很多企业在这些方面的操作并不规范,特别是在采购过程中存在领用空白支票的现象比较严重。
二、本企业货币资金的内部会计控制措施
针对上述问题,本企业将采取以下具体措施:
2.1 严格岗位分工控制 在设计和建立内部控制体系时,企业将针对货币资金业务建立岗位责任制,明确各岗位和部门的职责权限。同时实行职务不相容的分离原则,确保同一个人不得兼任多项职务或工作。建立回避制度,避免直系亲属在关键岗位上的任职情况。
2.2 强化授权审批制度控制 企业将制定审批人对货币资金的审批方式、程序、权限及相关控制措施。所有审批人员必须在规定的权限范围内行事,明确经办人员在办理货币业务时的工作要求和职责范围。在办理货币业务时,将严格按照申请、审批、复核、支付的程序进行,确保及时准确入账。
2.3 优化支付业务控制 对于支付业务,企业将建立货币授权制度和审批制度,严格按照规定的程序和权限办理支付业务。包括支付申请、支付审批、支付复核和办理支付等环节,确保每一笔支付业务都在规定的程序内进行,从而保障货币资金的安全和合规性。企业应加强现金和银行存款管控。针对现金管理,企业应设定库存限额,超出限额的现金应及时存入银行。要明确现金使用范围,严格遵守国家现金管理和结算制度的相关规定。不属于现金结算范围内的支付业务,必须通过银行存款进行交易。
对于银行账户的管理,根据相关规定,企业应至少开设一个基本账户用于存款、取款和转账。企业要严格遵守银行结算法律法规,禁止签发无资金保证的远期支票和其他票据。任何单位和个人都不得违反结算制度,如签发空头支票或与预留签名不符的支票。每月应指定非出纳人员核对银行存款账户,编制银行存款余额调节表,确保实际余额与银行对账单相符。如使用网上银行等电子支付手段,更应加强监督检查,确保网上支付操作人员的职责分离,防止改变支付业务的严格流程。
企业应进行定期的账实核对、清查盘点,对货币资金进行不定期的盘点,并将结果与会计记录进行比较。如出现不一致,应及时分析并查明责任。应控制未经授权的人员直接接触货币资金。
在票据及印章的管理方面,企业应明确票据的购买、保管、领用、注销等职责权限,加强对票据各环节的管理及登记备查。为防止空白票据被盗或丢失,应做专门登记。关于经济业务的盖章或签字手续,必须严格履行,财务章应由专人保管,避免一人保管多种印章的情况发生。
综上,针对当前部分企业在货币资金管理和内部控制方面的问题,应根据相关标准建立健全货币资金的内部会计控制制度,确保企业货币资金的安全和完整,合理使用货币资金。只有这样,才能从被动转变为主动,更好地控制和管理货币资金,保障企业的财务安全和稳定。